Projektarbeit ist in nahezu allen Unternehmen ein wichtiges Thema. Dabei kann die Dauer von mehreren Wochen bis hin zu Jahren reichen. Egal, ob klein oder groß. Ein Projekt muss entsprechend geplant und strukturiert durchgeführt werden. Nur so lassen sich die Chancen auf Erfolg maximieren. Das Projektmanagement sollte daher keinesfalls vernachlässigt werden.

Ziele definieren und Verantwortlichkeiten schaffen

Für ein erfolgreiches Projekt braucht es im ersten Schritt ein stabiles Fundament. Die Projektbeteiligten müssen über ihre Rolle aufgeklärt werden. Dabei spielt der Projektleiter eine genauso wichtige Rolle wie ein Sachbearbeiter für die Datenaufbereitung. Zudem müssen vor dem Startschuss einzelne Meilensteine und das Endziel definiert werden. Dabei hilft eine möglichst konkrete Ausformulierung mit messbaren Ergebnissen bei der Überprüfung. Zudem muss ein Blick auf die Stakeholder geworfen werden. Denn letztlich entscheiden auch sie maßgeblich darüber, ob der Projektabschluss als Erfolg oder Misserfolg gewertet wird. Sobald die Grundpfeiler gesetzt wurden, müssen in weiterer Folge die Projektmitarbeiter mit Verantwortlichkeiten betraut werden. Für Führungskräfte und Projektleiter ist hier eine Scrum Schulung oft unerlässlich, um den Erfolg sicherstellen zu können. Alle Projektmitarbeiter sollten zudem klare Aufgaben und jeweilige Einzelziele zugewiesen bekommen. Ansonsten verschwimmen Grenzen und Zuständigkeiten. Arbeiten werden entweder doppelt erledigt oder aufgeschoben.

Perfektionismus als Gefahr im Projektmanagement

Bei vielen Projekten kann die 80:20-Regel angewendet werden. Diese besagt, dass 20 Prozent des Projekts etwa 80 Prozent der Zeit einnehmen. Dabei geht es vor allem um die letzten Feinheiten, die oft zusätzliche Adjustierung benötigen. Hier besteht die Gefahr, sich in den Details zu verlieren. Dadurch wird das Projektende meist verschoben und das zeitliche Ziel verfehlt. Geht es auf die Zielgerade, sollte stets ein Mittelweg zwischen Perfektion und Funktionalität gefunden werden. Oft lassen sich weitere Feinheiten auch nach Projektende und im laufenden Betrieb anpassen. Dem Perfektionismus kann beispielsweise mit fixen und variablen Zielen vorgebeugt werden. So ist jederzeit klar, welche Ziele unbedingt vor dem Projektende erreicht werden müssen und welche Ziele nicht zwangsläufig den Erfolg gefährden.

Die passende Projektmanagement-Software nutzen

Ein Projekt ohne entsprechende Software durchzuführen, ist heutzutage nicht empfehlenswert. Es gibt diverse digitale Lösungen auf dem Markt. Die Software hilft dabei, das gesamte Projekt zu strukturieren. So können beispielsweise Rollen klar definiert und der Projektfortschritt grafisch dargestellt werden. Auch die Kommunikation wird durch eine passende Software deutlich vereinfacht. Gruppenchats und die Zuweisung von Aufgaben sind in umfangreichen Projekten deutlich übersichtlicher als einzelne E-Mails oder Meetings. Letzten Endes kann mit einer Projektmanagement-Software viel Zeit gespart werden. Doch auch teure Fehler lassen sich durch den Einsatz vermeiden. So wird beispielsweise vermieden, dass die Entwicklung in eine falsche Richtung läuft und später neu gestartet werden muss.

Konflikte sind unvermeidbar

Wenn die Zeit drängt, Aufgaben unklar definiert sind oder die Wertschätzung nicht gegeben ist, kann es in Projekten zu Konflikten kommen. Darauf sollten Projektleiter bereits vorab eingestellt sein, um schwelende Konflikte effizient lösen zu können. Erste „Symptome“ eines Konflikts im Projektteam zeigen sich häufig in Form von schlechter Kommunikation oder Demotivation einzelner Mitarbeiter. Dann ist es wichtig, Verständnis zu zeigen und die festgefahrene Situation möglichst schnell zu lösen. Hier kann es durchaus helfen, die Konfliktparteien an einen Tisch zu setzen. Reden hilft nämlich auch während eines Projekts. In jedem Fall sollte verhindert werden, dass ein Projektmitglied abspringt und ersetzt werden muss. Denn der Wissensstand hat dann oft Lücken und die Einarbeitung kostet unnötig viel Zeit.

Nicht auf den Abschluss vergessen

Wenn Projekte innerhalb eines Unternehmens abgeschlossen werden, sollte auf einen klaren Schlussstrich geachtet werden. Ansonsten droht die Gefahr, dass die erreichten Ziele im Sande verlaufen und nur wenig Beachtung finden. Idealerweise wird das Projekt vor den Stakeholdern präsentiert. Dabei können diverse Projektbeteiligte zu Wort kommen und ihre einzelnen Meilensteine präsentieren. Am Ende darf übrigens auch eine kleine Projektfeier nicht fehlen. So können positive Erinnerungen geschaffen und bereits Grundsteine für künftige Aufgaben gelegt werden.