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Workflow mit Pocket, Evernote und Planio

workflow

Ein Workflow mit Pocket, Evernote und Plan.io – für mich ist das indessen ein guter Alltag in meiner Arbeit geworden. Es ist sehr effektiv und deckt einen Großteil meiner Tätigkeiten in Punkto Recherche und Teammanagement ab.

In meinem Job bin ich oft dabei für Kunden und Projekte ausführliche Recherchen zu erstellen. Heutzutage geht das zu 90% über das Internet. Es gibt feste Quellen, aber auch viele individuelle Suchanfragen und Verknüpfungen, die stetig neu entstehen müssen. Dort den Überblick zu behalten, für sich selbst, aber auch für die Informationspolitik mit den Kollegen und Kunden, ist nicht immer ganz leicht.

Nicht jeder Partner nutzt unbedingt ein großes Projektmanagement-Tool für das Teammanagement. Damit umfangreiche Meetings und das Setzen von Meilensteinen trotzdem zu keiner Email-Schwemme führen, in den sich hinterher sowieso kaum einer noch richtig zurecht findet, nutze ich verschiedentliche Tools für mich selbst,aber auch zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen.

Mindmap für Recherche

Recherche, Archivieren, teilen und Aufgaben erstellen

Recherche beginnt bei mir zumeist mit einer konkreten Aufgabenstellung und einer Excel-Tabelle und einer Mindmap. Ich definiere meine Suchziele und erforderlichen Ergebnisse und sammele dabei schon erste Ideen, Abläufe und Ableitungen. Oft muss man für eine gute Recherche um die Ecke denken und suchen.

Eine geordnete Exceltabelle mit möglichen Quellen verhindert, das ich mich bei doppelten Suchen ertappe. gerade bei komplexeren Themen kann das schnell vorkommen, da man von den Quellen einer Seite zur nächsten springt und plötzlich wieder am Anfang ist.

Das Internet ist ein Kreis

Neben den eben schon erwähnten Mindmaps und Tabellen kommen hier dann schon zwei weitere Tools zum Einsatz. In Feedly habe ich interessante Quellen/ Webseiten abonniert, auf welche ich immer wieder zurückgreifen kann. Interessante Artikel übernehme ich von dort entweder in Pocket zur späteren Durchsicht oder lege sie gleich in eines der Notizbücher bei Evernote ab. Auch hier schaue ich zu Beginn jeder Recherche meine „gesammelten Werke“ durch.

Da ich oft als erstes eine grobe Quellensammlung anlege, eignet sich Pocket besonders gut dazu. Mit einem Klick über die Erweiterung des Browsers ist die Seite / der Artikel gesichert. Später sortiere ich dann alles genauer, verwerfe oder sichere, wie schon beschrieben in Evernote.

Überhaupt ist Evernote zum sammeln und verwalten bei mir aus dem Workflow nicht mehr wegzudenken. Leicht lassen sich Notizbücher oder ganze Stapel mit Kollegen oder Kunden teilen. Ein erstes Teammanagement lässt sich so sehr leicht etablieren.

GetPocket

 

Ergebnisse und Aufgaben verteilen

Wenn der größte Teil der Recherche fertig ist und alle Ergebnisse gesichtet und geordnet sind, geht es an das Verteilen der Informationen und das Erstellen von Aufgaben.

Während für den ersten Teil sich Evernote als unverzichtbar erwiesen hat, nutze ich für die konkrete Aufgabenverteilung gerne auch Plan.io. Hier kommen alle Informationen zusammen, werden von mir auf Einzelpersonen oder Gruppen verteilt und ggf. gleich mit Aufgaben versehen. Terminplanung, Einsicht in Arbeitsstände und die direkte Kommunikation zu einzelnen Aufgaben und -bereichen haben Plan.io für mich zum idealen Tool für kleine und mittlere Projekte gemacht. Vor allem kann ich auch mobil per App den aktuellen Stand jederzeit unterwegs abfragen. Praktisch.

Plan.io

Software für Projektmanagement gibt es indessen reichlich. Große Suiten, Onlineportale für Kundenmanagement etc. Meist findet sich jedoch hier das gleiche Problem wie bei vielen CRM: es ist viel zu viel drin, lässt sich kaum oder gar nicht einschränken, viele Kunden sind im Umgang völlig erschlagen oder überfordert und die Preise sprengen oft das Budget des Kunden. Omniplan ist da noch eine ganz gute Empfehlung.

Praktische Ergänzung unterschiedlicher Tools

Und so ergänzen sich im normalen täglichen Workflow für Recherche und Projektmanagement etliche Tools. Zu erwähnen bliebe noch die gute Anbindung von Postbox (meinem Mailclient) an Evernote.

Für Plan.io wünsche ich mir ebenfalls mehr Anbindungen an andere Dienste, das würde dem Dienst noch attraktiver machen.

Es mag nicht jedermanns Workflow sein, für mich funktioniert er gut.

 

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