Leben & Arbeit Software & Im Netz

Todoist – mehr als nur To do

Nicht immer muss es gleich ein großes Projektmanagement sein, wenn es um kleinere Aufgaben, Projekte und Erinnerungen geht. Gerade für kleine Teams sind große Softwarepakete da meist zuviel des Guten. Es geht um ein einfaches, schnelles und gutes Zusammenarbeiten an gemeinsamen Projekten.

Wer schon etwas länger mitliest, der weiß, das ich da gern meinen eigenen Workflow habe. Er besteht aus einem intelligenten Mailsystem mit sinnvollen Regeln in Form der Postbox, dem schier unverzichtbaren Evernote, sowie einigen Zusatztools wie Pocket.

Neben Planio, das aber für viele Dinge schon fast zu groß ist, hat sich bei uns im Team seit einiger Zeit vor allem Todoist durchgesetzt. Eigentlich habe ich mir das als kleine private To do-list angeschaut, aber dann wurde dann doch viel mehr daraus.

In der Vergangenheit hatte ich dazu Things, Wunderlist und ähnliches getestet, aber irgendwie fehlte mir bei jedem der Produkte immer der Einsatz in einem Workflow und das Zusammenspiel mit anderen Diensten. Aufgaben, die ich erteile, möchte ich auch im Kalender sehen, ich möchte Dateien anhängen, bestimmte Aufgaben oder Projekte mit anderen teilen, Kommentare dazu verfassen und eine Anbindung an mein Postfach und Evernote haben. Prioritäten, Flags (Etiketten) und eine zeitgenaue Planung (nicht nur tageweise) kommen dazu. Systemübergreifende Software für Windows und Mac, sowie eine kostenlose App fürs Smartphone verstehen sich von selbst.

Da müssen die meisten Programme schon die Segel streichen und da große Projektmanagementsoftware ist für die meisten täglichen Projekte einfach nicht wirklich praktikabel.

todoist1 2

Todoist in der Praxis

Viele meiner Punkte fand ich bei Todoist wieder und schnell war ein erster Test im Team mit kostenlosen Version im Gange. Da es dort aber keine Etiketten gibt, eine Kategorisierung aber für mich unbedingt wichtig ist, der Rest des ersten Eindrucks sich aber positiv darstellte, kam ein Update zur Businessvariante. Das ist bei 29 Euro pro Jahr für die Premiumvariante keine riesige Ausgabe. Es gibt daneben noch eine Unternehmensvariante.

Projekte komplett oder Aufgaben einzeln mit anderen geteilt oder zugewiesen werden. Leider ist es derzeit noch nicht möglich mehrere Personen einer Aufgabe zuzuweisen, während Projekte durchaus mehrere Teammitglieder haben können.

Unterverzeichnisse für eine bessere Struktur sind ebenso möglich. Ich kann mich per Mail, per App an Termine erinnern lassen, kann wiederholbare Termine/ Aufgaben einstellen und alles einfach per Drag&Drop organisieren.

Für kleinere Projekte oder Meilensteine eignet es sich durchaus auch gut im Team. Für mich wichtig, eine direkte Anbindung an Evernote, wo ich bestimmte Aufgaben oder Notizen in ein spezielles Notizbuch übertragen kann. Auch die Zusammenarbeit mit der Postbox funktioniert. Hier lassen sich allerdings leider bisher nur die Betreffzeilen übernehmen, ohne die Mail wirklich anzuhängen. Da das Plugin allerdings von einem Drittanbieter stammt, hoffe ich mal noch auf eine Verbesserung.

Hervorragend dagegen ist die Implementierung in den Kalendern. Egal ob ical, Sunrise oder Outlook. Termine werden einfach über einen extra Kalender eingefügt. Apropos Termine. Da ich Aufgaben gern auch zeitspezifisch festlege, so natürlich bei Meetings und Anrufen, hat es mich sehr gefreut, das dies hier einfach und unproblematisch möglich ist. Das Ganze wird ebenfalls dann in den Kalender übernommen und auf Wunsch gibt es entsprechende Benachrichtigungen und Erinnerungen.

[wc_row][wc_column size=“one-half“ position=“first“]

todoist

[/wc_column][wc_column size=“one-half“ position=“last“]

todoist

[/wc_column][/wc_row]

Eine nette Idee, wenn auch eher Spielerei, ist die Karma-Einstellung. Mit Karma ist hier eine Art Produktivitätsanalyse gemeint, welche hübsch grafisch aufbereitet daherkommt. Kann man haben, braucht man aber nicht unbedingt.

Wirklich praktisch dagegen ist es, an Aufgaben auf Dokumente wie z.B. PDF`s anhängen zu können. Bei gemeinsamen Projekten bekommen das auch alle Teammitglieder geteilt. Auch Kommentare, ja quasi fast eine Art Chat, zu einzelnen Aufgaben lassen sich anhängen. das ganze wird dann umgehend gestreamt und so sind alle schnell über die neuesten Entwicklungen im Bilde. Gerade bei dezentralen Arbeitsgruppen sehr hilfreich.

Für meinen Workflow hat sich der Einsatz von Todoist schon bezahlt gemacht. Nichts für größere Projekte mit großen Teams, aber für den täglichen Einsatz beim Arbeiten sehr gut geeignet.

5 Kommentare

Hinterlass einen Kommentar

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen